En avviksrapport produseres når prognosen for en faseplan eller prosjektplan er at den skal overstige de angitte toleransenivåene. Den utarbeides av prosjektlederen for å informere prosjektstyret om situasjonen, og for å komme med alternativer og anbefalinger for videre arbeid.
Når rapporten er fullført, må dokumentet evalueres etter følgende kriterier:
- Nåværende plan må vise status på tid og kostnad svært nøyaktig
- Grunnen(e) for avviket må være gitt, avviket klart analysert og eventuelle konsekvenser vurdert og fullt ut beskrevet
- Konsekvensene for business case må være vurdert og konsekvensen for hele prosjektplanen være beregnet
- Muligheter/alternativer må være analysert (inklusive eventuell usikkerhet som følger med) og anbefalinger for den mest hensiktsmessige måten å fortsette på må være gjort
- Avviksrapporten må leveres til riktig tid og på en hensiktsmessig måte
