Business Case

En Business Case (Prosjektbegrunnelse) brukes for å dokumentere grunnlaget for å sette i gang prosjektet. Business Casen dokumenterer kostnader på utvikling, implementering og inkrementelle løpende drifts- og vedlikeholdskostnader opp mot gevinster som skal oppnås i prosjektet. En grov Business Case utvikles tidlig i prosjektet som en del av prosessen "Oppstart av prosjektet". Videre blir Business Case og forfinet i prosessen Initiere et prosjekt. Prosessen Eierstyring av prosjektet dekker godkjenning og gjentatt bekreftelse av Business Case.

Business Case brukes også i prosessen Kontrollere en fase når konsekvensen av emner og usikkerheter vurderes. Den gås gjennom og oppdateres på slutten av hver ledelsesfase gjennom prosessen Lede en faseovergang, og på slutten av prosjektet
av prosessen Avslutte prosjektet.

Denne malen for Business Case gjenspeiler trinnene som er beskrevet i PRINCE2-metoden, og er utformet for å veilede prosjektlederen og bidra til opprettelsen av Business Case. Det finnes også en produktbeskrivelse for Business Case i tillegg A i PRINCE2-manualen.

Når Business Case er fullført, må dokumentet evalueres etter følgende kriterier:

• Årsakene til prosjektet må stemme overens med enten bedrifts- eller programstrategien
• Prosjektplanen og Business Case må være samkjørte
• Gevinstene må være klare og berettigede
• Måten gevinstene skal realiseres på skal være klart
• Hvilke kriterier som definerer suksess skal være klart
• Hva den foretrukne forretningsmuligheten er og hvorfor skal være klart
• Den foretrukne kilden for ekstern anskaffelse, der dette er påkrevd, skal være klar
• Kilden til nødvendig finansiering skal være klar
• Business Case skal omfatte både finansielle og ikke-finansielle kriterier
• Business Case skal omfatte kostnader og risikoer forbundet med drift og vedlikehold, i tillegg til kostnader og risikoer forbundet med prosjektet
• Business Case skal tilpasses organisasjonens standarder for regnskapsføring (f.eks. break-even-analyse og kontantstrømkonvensjoner)
• De største risikoene ved prosjektet skal uttrykkelig klargjøres, sammen med eventuelle tiltak