En faseavslutningsrapport brukes for å gi en oppsummering av fremdriften til dags dato, prosjektets totale situasjon og tilstrekkelig informasjon til å be prosjektstyret avgjøre om hva som skal skje videre i prosjektet.
Prosjektsyret bruker informasjonen i faseavslutningsrapporten sammen med den neste faseplanen til å beslutte hva som skal gjøres med prosjektet, for eksempel: Autorisere neste fase, endre prosjektets omfang, eller stanse prosjektet.
Når rapporten er fullført, må dokumentet evalueres etter følgende kriterier:
- Rapporten viser tydelig fasens ytelse opp mot planen
- Alle unormale situasjoner er beskrevet, sammen med virkningen av dem
- Alle utnevnte prosjektsikringsroller er enige i rapportens innhold
