En produktbeskrivelse brukes for å:
- Forstå produktets natur, hensikt, funksjon og utseende i detalj
- Definere hvem som vil bruke produktet
- Identifisere kildene til informasjon eller leveranser for produktet
- Dokumenterer kvalitetsnivået som kreves for produktet
- Gjøre det mulig å identifisere aktivitetene for å produsere, evaluere og godkjenne produktet
- Definere personene eller ferdighetene som trengs for å produsere, evaluere og godkjenne produktet
Når produktbeskrivelsen er fullført, må dokumentet evalueres etter følgende kriterier:
- Formålet med produktet er klart og i samsvar med andre produkter
- Produktet beskrives til et detaljnivå som er tilstrekkelig for å planlegge og styre utviklingen
- Produktbeskrivelsen er konsis, men tilstrekkelig til at produktet kan produseres, gjennomgås og godkjennes
- Ansvaret for utviklingen av produktet er klart identifisert
- Ansvaret for utviklingen av produktet samsvarer med rollene og ansvaret som er beskrevet i organiseringen av prosjektledelsen og kvalitetstilnærmingen
- Kvalitetskriteriene samsvarer med prosjektets kvalitetsstandarder, standard sjekklister og akseptansekriterier
- Kvalitetskriteriene kan brukes for å fastslå om produktet er egnet for sitt bruk
- Typene av kvalitetsinspeksjon som kreves kan brukes for å verifisere om produktet fyller sine oppgitte kvalitetskriterier
- Seniorbrukeren/-ne bekrefter at deres krav til produktet, slik det er definert i produktbeskrivelsen, er nøyaktig definert
- Seniorleverandøren/-ne bekrefter at kravene til produktet, slik det er definert i produktbeskrivelsen, kan oppnås
