Formålet med initieringsdokumentasjonen er å definere prosjektet for å danne grunnlaget for at det kan ledes og vurderes om det totalt sett blir vellykket. Initieringsdokumentasjonen gir retningen og omfanget for prosjektet og danner (sammen med faseplanen) ‘kontrakten’ mellom prosjektlederen og prosjektstyret.
De tre primære bruksområdene til initieringsdokumentasjonen er:
- Sikre at prosjektet har et solid grunnlag før prosjektstyret blir bedt om å forplikte seg til prosjektet
- Fungere som et basisdokument som prosjektstyret og prosjektleder kan vurdere fremdrift, saker og spørsmål om kontinuerlig gjennomførbarhet opp mot
- Gi en enkel referansekilde for prosjektet, slik at personer som blir med i den «midlertidige organisasjonen» raskt og enkelt kan finne ut hva prosjektet handler om, og hvordan det blir styrt
Når initieringsdokumentasjonen er fullført, må dokumentet evalueres etter følgende kriterier:
- Initieringsdokumentasjonen gir et riktig bilde av prosjektet
- Den viser et levedyktig, gjennomførbart prosjekt som er i samsvar med strategiene til virksomheten, programmet eller kunden eller samlede prosjektbehov.
- Prosjektledelsen er komplett med navn og titler. Alle rollene er vurdert og fulgt opp med avtalte rollebeskrivelser. Forbindelsene og styringslinjene er klare. Om nødvendig, viser strukturen på prosjektledelsen hvem prosjektstyret rapporterer til
- Den viser klart et kontroll-, rapporterings og styringsregime som kan implementeres, passende til størrelsen, usikkerheten og viktigheten av prosjektet til virksomhetsledelsen, programledelsen eller kunden.
- Kontrollmekanismene dekker behovene til prosjektstyret, prosjektlederen og teamledere, og tilfredsstiller eventuelle sikringskrav
- Det er klart og tydelig hvem som vil administrere hver kontrollmekanisme
- Prosjektets mål og tilnærminger er i samsvar med organisasjonens direktiv om sosialt ansvar, og prosjektets kontrollmekanismer er tilstrekkelige til å sikre at prosjektet kontinuerlig vil være i samsvar med et slikt direktiv
- Formatet på initieringsdokumentasjonen er vurdert. For små prosjekt er et enkelt dokument passende. For store prosjekter er det mer passende at initieringsdokumentasjonen er en samling av frittstående dokumenter. Hvor ofte hvert element av initieringsdokumentasjonen endrer seg bør brukes for å vurdere om det skal være frittstående. F. eks. bør elementer som sannsynligvis vil endre seg ofte, skilles ut i frittstående dokumenter.
