En tilnærming til kommunikasjonsstyring beskriver midlene som benyttes og hyppigheten av kommunikasjonen til parter innenfor og utenfor prosjektet. Den gjør det lettere å involvere interessenter gjennom å etablere en styrt og toveis informasjonsstrøm.
Når tilnærmingen er fullført, må dokumentet evalueres etter følgende kriterier:
- Alle interessenter er identifisert og konsultert om deres kommunikasjonsbehov
- Det er enighet fra alle interessenter om innholdet, frekvens og måten det skal kommuniseres på
- En felles standard for kommunikasjon er vurdert
- Det er tatt høyde i faseplanene for tiden, innsatsen og ressursene som kreves for å utføre kommunikasjonen som er identifisert
- Formaliteten og frekvensen på kommunikasjonen er rimelig i forhold til prosjektets viktighet og kompleksitet
- For prosjekter som er en del av et program, har kommunikasjonslinjene, og rapporteringsstrukturen mellom prosjekt og programmet, blitt definert i kommunikasjonsstrategien
- Kommunikasjonsstrategien benytter virksomhetens kommunikasjonsfasiliteter der det passer (f.eks. ved å bruke avdelingen for markedskommunikasjon for å distribuere prosjektbulltiner)
